Het lijkt simpel. Je dagen en je tijd goed indelen. Toch merk ik tijdens coachingsgesprekken en trainingen dat veel mensen hun tijd inefficiënt indelen. Daardoor gaat er kostbare tijd verloren, verlies je energie en heb je aan het einde van de dag een onvoldaan gevoel. Vandaag zes timemanagementtips om je mentale fitheid te verbeteren!
1. Stop met multitasken
Telefoneren, een mailtje tikken en tegelijkertijd online informatie opzoeken. Tegenwoordig is het de normaalste zaak van de wereld. Multitasken geeft je de illusie dat je heel veel doet in weinig tijd. Helaas is dat niet zo. Uiteindelijk ben je met alle dingen die je doet half bezig en ben je meer tijd kwijt dan dat je deze activiteiten één voor één met aandacht doet. Daarnaast is multitasken heel onrustig voor je hoofd en geeft het onnodige stress. Focus je dus op één ding tegelijk en maak dingen af voordat je met iets anders begint.
2. Wat is je kikker? Maak er meteen korte metten mee!
Kikkers zijn afspraken of dingen die je moet doen en waar je helemaal geen zin in hebt. Een vervelend telefoontje, een klus die snel afmoet, een confronterend gesprek. Omdat je er geen zin in hebt stel je ze graag uit. En dat maakt kikkers nog vervelender. Ze blokkeren. Ze achtervolgen je en blijven in gedachten rondkwekken terwijl je met andere dingen bezig bent. Kikkers vreten energie. Door ze meteen af te handelen gooi je een last van je schouders en voel je tevredenheid omdat je iets vervelends snel hebt afgehandeld.
3. E-mail met beleid
Werk je veel achter de pc? Neem dan je e-mailaanpak onder de loep. Ga voor jezelf na hoe vaak je je e-mail checkt en hoe productief dit voor jou is. E-mail kan namelijk erg tijdrovend en onrustig zijn! Helemaal als je een pop-up krijgt bij elk nieuw mailtje. Als je je hoofd ergens bij moet houden, dan zijn pop-ups niet handig. Je wordt uit je concentratie gehaald en ook nog eens geconfronteerd met de urgentie van een ander. Daardoor word je misschien wel verleid om direct te antwoorden terwijl de ugentie van een ander niet jouw urgentie hoeft te zijn.
4. Wat is je energielevel?
Stem je energielevel af op je activiteiten. Zo probeer ik 's ochtends, als ik het meest energiek en helder ben, niet veel tijd te besteden aan e-mail. De urgente mails behandel ik, de overige mails bewaar ik voor 's middags als mijn energielevel minder hoog is. 's Ochtends kan ik het beste besteden aan coachingsgesprekken, het geven van trainingen, het nadenken over nieuwe trainingsmodules of het schrijven van teksten of blogs. 's Middags plan ik activiteiten in zoals e-mail, administratieve taken en informatie opzoeken. Maak een overzicht van jouw activiteiten en maak een dagindeling. Speel er wat mee en kijk wat voor jou het beste werkt.
5. Ban tijdvampieren
Tijdvampieren zijn mensen die veel tijd en energie kosten. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om je collega, partner, kind of familielid een tijdje achter het behang te plakken. Maar, je hebt wel een keuze om duidelijke grenzen te stellen. Vooral als je merkt dat je wordt leeggezogen en veel met deze ander bezig bent. Ga voor jezelf goed na wat je kunt doen om minder tijd en energie aan deze ander te verliezen.
6. Neem voldoende pauze
Juist als je het druk hebt! Dit lijkt zeer tegenstrijdig. Ik herinner me zelf de momenten dat ik met een broodje in mijn hand voor de pc als een gek aan het werk was om deadlines te halen. Pauzes? Daar had ik geen tijd voor! Maar juist als je pauze neemt geef je je lichaam de mogelijkheid om op te laden. Ook je geest komt tot rust. Daardoor blijf je scherp, maak je minder fouten en krijgt creativiteit de kans om nieuwe ideëen en perspectieven aan te dragen.