'Ga het goede gesprek aan.' Ik kom deze zin regelmatig tegen als tip om bijvoorbeeld stressfactoren bespreekbaar te maken. Leuk zo'n tip, en zeker nuttig. Tegelijkertijd vind ik de tip vaag. Want, hoe doe je dat, het goede gesprek aangaan? Juist als manager? In dit artikel geef ik 10 tips gericht op managers en leidinggevenden om stressfactoren op tijd te signaleren en de kansen op een goed gesprek te vergroten. De nadruk ligt hierbij op het creëren van een veilige omgeving en een mensgerichte benadering.
Een belangrijk aspect om rekening mee te houden is de ongelijkheid tussen leidinggevenden en medewerkers. Medewerkers zijn vaak voorzichtig met wat ze zeggen en kiezen zorgvuldig hun woorden. Dit is begrijpelijk, gezien de hiërarchie en de mogelijke consequenties die een leidinggevende aan het gedrag van een medewerker kan verbinden.
Als een medewerker zich kwetsbaar opstelt, bijvoorbeeld omdat hij of zij werkstress ervaart, dan kan dat moeilijk voor een medewerker zijn. Elke medewerker wil liever vertellen dat hij goed in zijn vel zit en het werk goed kan afleveren. Misschien vindt de medewerker zichzelf zelfs zwak omdat hij het takenpakket op dit moment niet aankan.
Het kan helpen om zelf ook open te zijn en je kwetsbaar op te stellen. Of om te zeggen dat het normaal is dat mensen werkstress of problemen ervaren. Dan laat je meteen zien dat jij ook mens bent, ook al ben je leidinggevende met doelen en targets.
2. Luister om te luisteren.
Echt luisteren is best moeilijk. Iemand laten uitpraten, niet wachten op een moment totdat jij iets kan zeggen of kan aanhaken op wat de ander zegt. Luisteren betekent achteroverleunen, elk woord van de medewerker volgen, niet nadenken over je volgende afspraak en ECHT horen wat de ander zegt. Op het moment dat je echt luistert en hoort wat de ander zegt, dan toon je oprechte aandacht. En dat is iets wat elke medewerker op prijs stelt.
Of dit goed lukt kun je checken door regelmatig samen te vatten wat de medewerker heeft gezegd. Bijvoorbeeld: 'Dus als ik het goed begrijp ervaar je de werkdruk op dit moment als te hoog? En dit komt vanwege de extra taken die je nu moet doen omdat Tanja ziek is?'
3. Stel specifieke vragen en toon oprechte interesse.
Een vraag als: 'hoe gaat het?' is te algemeen. Een medewerker kan het antwoord dan afstemmen op een willekeurig gebied. Of hij antwoordt automatisch: goed hoor. (Net zoals zoveel mensen dat doen).
Als je stressfactoren op tijd wilt signaleren, dan is het beter om een gerichte vraag te stellen zoals: hoe ervaar je op dit moment alle taken die je hebt? Of: hoe gaat het in de thuissituatie nu je opnieuw vader bent geworden? En hoe ervaar je in deze nieuwe fase een gemiddelde werkdag?
Let op. Oprechte interesse is niet alleen een trucje dat je kunt leren via het stellen van specifieke vragen. Het gaat om jouw intentie erachter. Wil je ook echt het antwoord horen? Of staat het op jouw to-do-lijst om af te vinken? Als dat laatste zo is, dan zal een medewerker jou nooit in vertrouwen nemen en vertellen wat hem of haar dwars zit.
4. Bereid het gesprek voor.
Neem bewust de tijd om het gesprek voor te bereiden. Bij voorkeur niet alleen in je hoofd (dan wordt het alleen maar drukker in je hoofd), maar ook op papier.
Wat wil je precies bespreken? Welke vragen wil je stellen? Wat is voor jou een goede uitkomst wat het gesprek betreft? Wat wil je bereiken met het gesprek? Wat is de houding die je wilt aannemen? Hoe ga je ervoor zorgen dat je medewerker zich op z'n gemak voelt? Wat zijn jouw valkuilen tijdens het gesprek? Wat is je kracht? En hoe ga je deze kracht inzetten?
Hoe beter jouw voorbereiding is, hoe beter het gesprek zal verlopen. Daardoor zal de medewerker merken dat je serieus met hem of haar omgaat. Waarbij je natuurlijk ook ruimte mag openlaten voor spontane ingevingen en de flow van het gesprek.
5. Toon empathie.
Empathie is het vermogen om jezelf in de schoenen van je medewerker te plaatsen en zijn/haar gevoelens, gedachten en ervaringen op een dieper niveau te begrijpen. Het gaat ook om het voelen van verbondenheid met de emoties van de ander.
Empathie betekent niet: "Pascal is met vakantie en Jose is ziek. Ik weet dat het druk is, maar het werk moet toch gedaan worden." Sterker nog: dit is verre van empathisch. Het is je medewerker ervan overtuigen dat hij vooral hard moet blijven doorwerken. Als mensgericht manager ben je geen slavendrijver, maar iemand die zich kan verplaatsen in de situatie van de medewerker. Om vervolgens mee te denken over een oplossing en daar actie op te ondernemen. (Vooral het tweede is belangrijk!). Alleen zo kun je voorkomen dat iemand zichzelf over de kop werkt.
6. Neem de tijd en geef prioriteit.
Op de wandelgangen of bij de koffieautomaat kan er best een goed gesprek plaatsvinden. Toch zou ik dat niet aanraden voor een goed gesprek over stressfactoren.
Het is ook verstandig om een dergelijk gesprek niet te vaak te verplaatsen. Helemaal als het initiatief van de medewerker komt. Hoe sneller het gesprek ingepland kan worden hoe beter. Dat geeft de medewerker het gevoel dat hij belangrijk is. Als een medewerker aangeeft dat hij een gesprek wil om iets belangrijks te bespreken (bijvoorbeeld een stressfactor), dan is de kans groot dat de stressfactor al langer speelt of dat hij al langer klachten ervaart. Wacht dan niet een paar weken om een afspraak in te plannen. Het liefst plan je dezelfde week nog een gesprek in.
Rol ook niet van de ene naar de andere afspraak, kom op tijd en ga het gesprek niet gehaast in. Bepaal eventueel samen hoeveel tijd er ingepland wordt.
7. Wees toegankelijk.
Toegankelijk zijn betekent dat medewerkers het gevoel hebben dat jij er voor ze bent als dat nodig is. Zorg er dus voor dat je zichtbaar bent op de afdeling of op locatie. Dit verlaagt de drempel om toenadering te zoeken en stress te bespreken.
Als dit moeilijk is, dan zijn er genoeg manieren om jouw toegankelijkheid te vergroten.
Bijvoorbeeld door duidelijk te communiceren hoe en wanneer medewerkers jou kunnen bereiken. Telefonisch, per mail of op locatie. Misschien kun je een tijdsblok inplannen waarop jij beschikbaar bent voor vragen of gesprekken. Maak ook duidelijk wanneer medewerkers een antwoord terug kunnen verwachten. Laat ze niet dagen wachten voordat je een antwoord geeft. Al geef je een kort antwoord (Ik kom morgen om 09.00 uur bij je terug om een afspraak te maken), dan is dat al erg fijn voor een medewerker.
8. Zet tools in om het gesprek laagdrempelig en effectief te maken.
Vind je het lastig om face-to-face een goed gesprek aan te gaan over stressfactoren? Er zijn allerlei tools beschikbaar om een goed gesprek gemakkelijker in gang te zetten. Van laagdrempelig tot diepergaand. Een tool zoals Navigating stress deze heeft ontwikkeld, geeft veel mogelijkheden om stress op een speelse, visuele manier bespreekbaar te maken. Zowel 1-op-1 als in teamverband. Het onderwerp wordt daardoor minder beladen en mensen vertellen gemakkelijker over wat ze dwars zit en welke oplossingen ze zelf zien.
Ook de ACT@meting van myHBMcenter, een meting die in ongeveer 15 minuten wordt ingevuld, helpt om meer inzicht te krijgen in bestaande gedragspatronen, zowel van jezelf als in die van je medewerker. Het mooie van deze meting is dat duidelijk wordt welke competenties onder stress veel energie gaan kosten. En daar kan dan vervolgens rekening mee worden gehouden.
Uit ervaring weet ik dat beide tools erg geschikt zijn om in te zetten voor gesprekken.
9. Wees bewust van blinde vlekken.
Iedereen heeft blinde vlekken. Ook jij als manager. Dat betekent dat je dingen over jezelf kunt denken die niet kloppen. Misschien denk je dat je toegankelijk bent. Dat je goed luistert. Of dat je duidelijk communiceert. Medewerkers kunnen daar een hele andere mening over hebben. Durf ook kritisch naar jezelf te kijken.
Een blinde vlek herkennen, daar heb je een ander voor nodig. Vraag dus regelmatig feedback aan medewerkers over jouw toegankelijkheid en of jij als manager voldoende biedt wat medewerkers nodig hebben. Een goede, mensgerichte manager ondersteunt en faciliteert zijn of haar medewerkers. Dus moet een manager ook feedback durven te vragen.
10. Zorg voor opvolging van het gesprek.
Een goed gesprek is fijn. Het is nog fijner als een medewerker zich ook na het gesprek gehoord voelt. Hoe vaak gebeurt het niet dat er geen opvolging plaatsvindt? (Behalve als de medewerker niet goed presteert).
Juist als een medewerker heeft aangegeven dat het niet zo goed gaat, dan is regelmatig checken en navragen van essentieel belang om te voorkomen dat een medewerker ziek uitvalt. 'Doe wat nodig is', Of 'pak je tijd' helpt niet voor iedereen. Er zijn medewerkers die juist in stressvolle situaties concrete handvatten en kaders nodig hebben. Zorg ervoor dat jij als manager dit voor de medewerker kan faciliteren.
Ook is het voor medewerkers vervelend om steeds bij de manager aan te moeten geven dat het nog steeds niet goed gaat. Ontdek ook wat de medewerker fijn vindt. Wil deze eens per week laten weten hoe het gaat? Of wil deze liever zelf het initiatief te nemen voor een vervolggesprek wanneer dat nodig is?
Door opvolging te bieden en rekening te houden met de voorkeur van jouw medewerker, creëer je een ondersteunende omgeving. In deze omgeving kunnen stressfactoren effectief worden aangepakt, wordt de gezondheid van medewerkers bevorderd en zal de organisatie beter bedrijfsdoelen behalen.
Wil jouw organisatie meer aandacht besteden aan het proactief signaleren van stressfactoren? Zodat jouw organisatie actief werkt aan de gezondheid en welzijn van medewerkers? Of ben jij als manager klaar om jouw vaardigheden op het gebied van mensgerichte gesprekken naar een hoger niveau te tillen? Misschien ben je als leidinggevende geïnteresseerd in het verbeteren van je interactie met verschillende soorten medewerkers?
In dat geval nodig ik je graag uit om contact op te nemen. Als adviseur, psycholoog en coach kan ik jou en jouw organisatie helpen. Ik breng een mix van expertise en persoonlijkheid naar de tafel, met een focus op optimalisatie van mentale gezondheid en het creëren van een ondersteunende werkomgeving. Mail naar info@louisehildebrand.nl of bel naar 06 48 27 12 19.